La plupart des solutions GED s'arrêtent au numérique. Elles ignorent les tonnes d'archives papier accumulées depuis des décennies dans les organisations marocaines. LOCARCHIVES Group et LocaGed sont les seuls à proposer une offre véritablement intégrée, du papier au numérique, avec une seule équipe, un seul interlocuteur et un système unifié.
La grande majorité des organisations marocaines — administrations, établissements publics, banques, entreprises — se trouvent dans la même situation : des dizaines voire des centaines de mètres linéaires d'archives papier dans des locaux encombrés, non indexées, difficiles à consulter, exposées aux risques de sinistre, et dont personne ne connaît exactement le contenu ni les durées de conservation légales applicables.
La pression réglementaire (Loi 69-99, Loi 09-08, DGSSI) et les projets de transformation digitale obligent ces organisations à traiter ce stock hérité — tout en mettant en place un système pour gérer les nouveaux documents de manière électronique dès leur création.
Les équipes de LOCARCHIVES Group interviennent dans vos locaux pour collecter, trier et inventorier vos archives papier. Chaque boîte est identifiée, étiquetée et associée à ses métadonnées : service d'origine, type de documents, période couverte, durée de conservation applicable.
Les archives physiques sont conditionnées dans des boîtes normalisées et stockées dans des entrepôts sécurisés LOCARCHIVES (hygrométrie contrôlée, accès restreint, RFID ou codes-barres). Chaque boîte est géolocalisée dans LocaGed — vous savez à tout moment où se trouve chaque document physique.
Tout numériser d'un coup n'est ni réaliste ni nécessaire. LOCARCHIVES Group numérise en priorité les documents les plus consultés, les plus critiques légalement ou ceux dont les originaux papier sont fragilisés. La numérisation se fait à 300 dpi minimum, en formats standardisés (PDF/A pour l'archivage long terme), sur des équipements professionnels capables de traiter tous les formats (A3, A4, A5, plans).
Les documents numérisés sont automatiquement intégrés dans LocaGed avec leurs métadonnées. Après validation par le responsable concerné, le contenu textuel est indexé pour permettre la recherche dans le corps du document — en français, en arabe et en anglais. L'original papier reste localisé dans LocaGed et peut être consulté ou rapatrié sur demande.
À l'échéance de conservation légale de chaque document, LocaGed génère une alerte. Après validation, la destruction est effectuée par LOCARCHIVES Group selon une procédure certifiée, avec émission d'un procès-verbal horodaté et d'un certificat de destruction PDF. Ce certificat constitue la preuve légale que la destruction a bien été effectuée conformément à la Loi 69-99.
Dans une approche classique, une organisation gère ses archives physiques avec un prestataire d'archivage physique, et ses documents numériques avec un logiciel GED — deux systèmes, deux prestataires, deux interfaces, deux factures. Avec LocaGed et LOCARCHIVES Group, tout est dans un seul système. Un document peut être physique, numérisé ou nativement numérique — il est géré de la même façon, avec les mêmes règles de conservation, les mêmes workflows et la même traçabilité.
Cette offre intégrée est particulièrement adaptée aux organisations qui ont à la fois :
En pratique : administrations et collectivités territoriales, établissements publics, hôpitaux et CHU, universités, banques et institutions financières, délégataires de services publics. Voir aussi GED pour administrations et collectivités.
LOCARCHIVES Group dispose depuis plus de 10 ans des équipes, des équipements et des locaux pour gérer les archives physiques au Maroc : entrepôts sécurisés à Casablanca et Rabat, équipes d'archivistes qualifiés formés aux normes ISO et ISAD(G), transport sécurisé depuis vos locaux, collectes régulières planifiées, destruction certifiée avec PV. C'est cette expertise terrain, couplée à LocaGed, qui constitue l'offre unique sur le marché marocain.
Non. LocaGed peut être déployé dès le premier jour pour gérer les nouveaux documents numériques, pendant que la numérisation des archives existantes se fait progressivement selon vos priorités.
LOCARCHIVES Group peut intervenir en complément ou en remplacement selon votre contrat existant. LocaGed peut dans certains cas s'intégrer à des systèmes de gestion d'archives physiques tiers.
Les documents numérisés selon les normes appropriées (PDF/A, résolution 300 dpi, métadonnées complètes) ont une valeur probante reconnue. Pour les documents devant conserver une valeur légale maximale à long terme, une procédure de destruction de l'original papier encadrée est recommandée après numérisation certifiée.
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